Samla underlagen på ett tydligt sätt
Börja med att se över var företagets kvitton, fakturor och andra underlag finns. Om materialet ligger i flera inkorgar eller mappar blir det svårare att få en samlad bild. Välj en gemensam rutin för hur nya underlag tas om hand och hur frågor om dem följs upp.
Ett bra underlag hjälper den som arbetar med bokföringen att förstå affärshändelsen. Lägg till en förklaring när sammanhanget är otydligt, och samla frågor i stället för att försöka gissa hur något ska hanteras.
Bestäm vem som gör vad
Att ta hjälp behöver inte innebära att någon annan gör allt. Du kan exempelvis samla in underlag och sköta faktureringen, medan en redovisningsbyrå hjälper till med bokföring och uppföljning. Det viktiga är att båda parter vet vad som ingår.
- Vem samlar in kvitton och leverantörsfakturor?
- Vem följer upp frågor om saknade eller otydliga underlag?
- Hur och när går ni igenom rapporterna tillsammans?
- Vem kontaktar vem när något ändras i verksamheten?
Gör uppföljningen till en återkommande rutin
Rapporter blir mer användbara när du avsätter tid för att läsa dem. Gå igenom hur intäkter och kostnader har förändrats och skriv ned det du vill förstå bättre. En ovanlig kostnad eller en större förändring kan vara en bra utgångspunkt för samtalet med den som hjälper dig.
Be om förklaringar på ett språk som fungerar för dig. Målet med uppföljningen är att du ska kunna koppla siffrorna till det som händer i företaget.
Anpassa hjälpen när behoven förändras
Fler fakturor, nya arbetssätt eller anställda kan förändra hur mycket tid administrationen tar. Gå därför igenom arbetsfördelningen när verksamheten ändras. Beskriv vad som fungerar i dag och vilka moment som ofta blir liggande.
Be om en tydlig beskrivning av omfattning och pris innan ni börjar samarbeta. Det gör det enklare att jämföra ett löpande upplägg med hjälp vid enstaka tillfällen.
Förbered det första samtalet
Du behöver inte ha svar på allt för att ta kontakt. En kort beskrivning av företaget, dina nuvarande rutiner och det du vill få hjälp med ger en bra start. Berätta också vilket bokföringsprogram du använder och om det finns material som behöver gås igenom.
- Beskriv verksamheten och hur du arbetar med ekonomin i dag.
- Samla de frågor som tar mest tid eller känns otydliga.
- Fundera på vad du vill sköta själv och vad du vill lämna över.