Börja med underlagen till bokföringen
Rapporterna bygger på det som har registrerats i bokföringen. Om underlag saknas eller en period ännu inte är genomgången kan rapporten ge en ofullständig bild. Fråga därför vilken period rapporten gäller och om något återstår innan du använder den i din uppföljning.
Ha gärna en gemensam lista över sådant som behöver kompletteras. Det gör det tydligare vilka frågor som är öppna och vem som tar nästa steg.
Läs resultat och balans tillsammans
Resultatrapporten visar intäkter och kostnader för en period. Balansrapporten visar tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Tillsammans hjälper de dig att se olika delar av företagets ekonomi.
Börja med förändringarna: vilka poster skiljer sig från föregående period, och vad kan förklara det? Ett resultat är heller inte samma sak som saldot på bankkontot. Be den som hjälper dig att gå igenom skillnaden med exempel från din verksamhet.
Förbered materialet inför bokslutet
Inför bokslutet behöver årets bokföring gås igenom och kompletteras där det behövs. En tydlig överlämning sparar frågor fram och tillbaka. Kom överens med den som hjälper dig om vilket material som behövs och hur det ska lämnas över.
- Samla underlag och frågor som fortfarande saknar svar.
- Gå igenom vilka kund- och leverantörsfakturor som är obetalda.
- Berätta om större inköp eller andra förändringar under året.
- Be om en lista över kompletteringar som gäller just ditt företag.
Håll isär årsredovisning och deklaration
Årsredovisning och deklaration är olika handlingar med olika syften. Årsredovisningen beskriver företagets ekonomi under och vid slutet av ett räkenskapsår. Deklarationen hör till redovisningen av uppgifter för beskattning. Samma uppgifter kan behöva användas på olika sätt i arbetet med dem.
Vilka handlingar och underlag som är aktuella behöver bedömas utifrån ditt företag. Be om en genomgång av vad som ingår i uppdraget, vad du själv behöver bidra med och hur ni följer upp att arbetet är färdigt.
Ta med konkreta frågor till genomgången
Du behöver inte kunna alla ekonomiska begrepp för att ha en bra dialog om rapporterna. Utgå från det du vill förstå i vardagen och be om exempel. Spara gärna era frågor och svar så att nästa uppföljning bygger vidare på den förra.
- Är rapporten komplett för den period vi går igenom?
- Vilka förändringar behöver vi titta närmare på?
- Finns det underlag eller förklaringar jag behöver komplettera?
- Vilka är våra nästa steg och vem ansvarar för dem?